浙江钜子公益基金会项目管理制度

浙江钜子公益基金会项目管理制度

第一章   总 则

第一条 为了规范浙江钜子公益基金会(以下简称“本基金会”)项目管理，确保项目运行的合法、合规、合理，实现项目的预期目标，维护本基金会、捐赠方和受益方的合法权益，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《浙江钜子公益基金会章程》及国家相关法律法规，结合本基金会实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于浙江钜子公益基金会自主开展以及对外资助的所有项目。

第三条 本制度包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目信息和项目档案等管理规定。

第二章   项目组织管理

第四条 基金会项目部是本基金会项目管理部门，统筹所有公益项目的运作与管理，落实项目日常管理并组织项目验收，并负责志愿者活动的管理和指导。项目部负责人向秘书长汇报工作。

第五条 项目部对每个实施的项目均指定具体项目负责人，管理项目人员和项目资金，定期向项目部负责人汇报项目进展报告，陈述项目执行中存在的主要问题及解决方案。

第六条 基金会财务部协助项目部管理项目财务，负责项目资金的收支往来结算，检查、监督、管理项目资金安全、有效使用，并配合组织项目验收和审计工作。

第三章   项目立项管理

第七条 项目的立项与管理工作须符合本基金会宗旨和章程的有关规定，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性。

第八条 项目立项需提交《项目立项报告》，内容包括但不限于：项目背景、社会意义、前期调研、可行性分析、捐赠方情况、合作协议、实施计划(实施目标、内容、进度及预算)、评估方法等。以上报告内容可视具体情况进行调整。

第九条 项目需经本基金会理事会审议通过后方可立项。正式获批立项的项目方可进入实施阶段。

第十条 项目立项材料由项目部存档，并提交综合部备案。

第四章   项目实施管理

第十一条 推行项目负责人制度，对项目实施进行全过程监管，项目负责人负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报，确保项目按计划有序推进、资金使用按预算执行、项目效果按绩效输出。

第十二条 组织制订项目年度计划及预算，报基金会理事会批准; 项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不因此而限制项目的实施与发展；如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整，并报理事会批准。

第十三条 项目执行需制定统一的项目管理手册，按照标准组织项目的实施、督导与评估，保证项目顺利执行。

第十四条 定期组织召开项目阶段性工作总结，及时向基金会理事会汇报项目实施进展及绩效完成情况。

第十五条 如遇项目重大变更或终止，项目负责人需提交项目变更或终止情况说明，获理事长批准后方可进行变更或终止。

第五章   项目资金管理

第十六条 基金会对项目资金实行预算管理。由项目负责人根据年度计划编制年度项目经费预算，经审核后，由秘书处及理事会批准后执行。

第十七条 项目负责人需按照获批的项目预算开展项目，确保项目资金的合法、合理、规范、高效使用。

第十八条 项目实施中，如涉及预算变动并超过25%，需提交预算变更情况说明，经秘书长、理事长审批通过后修改项目预算。

第十九条 基金会项目部应会同财务部对项目负责人及项目实施单位的执行情况与资金使用情况进行检查、监督和审计，并向秘书处及理事会汇报项目阶段性或项目完结财务报告。

第二十条 申请拨款前，项目负责人或项目实施单位须提交项目阶段性或项目完结绩效评估报告，基金会项目部会同财务部审查无误后，方可拨款。

第二十一条 项目资金的管理和使用应接受上级财政部门、业务主管部门、登记管理机关和基金会监事的检查与监督，项目负责人应积极配合并提供有关材料。

第六章   项目结项管理

第二十二条 基金会项目结项，包括项目验收和财务验收。

第二十三条 项目负责人在项目结束后10个工作日内提交《项目总结报告》（含《项目财务报告表》），上报基金会项目部负责人。

第二十四条 项目部负责人在收到《项目总结报告》后，会同财务部开展项目验收和财务验收，同时可根据项目情况安排实地验收，给出验收意见，完成《项目结项报告》，报秘书长、理事长审核。

第二十五条 未实现项目目标或项目财务不合格的项目，项目验收将不予通过，造成严重损失或有其他违法违规行为的，应根据具体情况依法追究相关人员的责任。

第二十六条 重大项目结项可通过第三方专业机构评估和审计，形成项目评估意见，指导后续项目的开展。

第七章   项目信息管理

第二十七条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行制度化、平台化管理。

第二十八条 项目负责人负责项目的信息管理，确保项目信息的及时准确，对项目实施提供数据信息的支持，适时对项目信息进行分析并形成书面报告，上报项目部及秘书处。

第二十九条 基金会秘书处根据项目实施情况，在民政部门指定的统一信息平台以及利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。

第八章   项目档案管理

第三十条 建立健全项目档案管理制度，每年进行一次项目档案整理收存工作。基金会秘书处统一组织指导，各部门积极参与实施。

第三十一条 项目资料归档的基本要求：一是准确，存档资料应当是最终定稿和领导签发稿；二是完整，从调研论证、审批，到总结、审计和宣传，形成完整的资料链条；三是规范，分类建档，一项一档，装订成册。

第三十二条 项目总结后所有资料由项目部归档，主要内容有：项目设立报告、项目协议书、项目进展情况统计表、项目预决算、项目总结报告、项目审计报告、媒体报道，以及照片、视频资料。

第三十三条 项目档案收存工作由项目部负责，实行专人管理，专柜存放。借阅项目档案要登记签字，对借出的项目档案及时催还，确保证项目资料的完整。

第九章   附 则

第三十四条   根据实际需要，基金会可参照本制度，制定具体项目的管理方法或实施细则。

第三十五条   本制度由浙江钜子公益基金会负责解释。

第三十六条   本制度经2024年1月2日理事会审议通过后执行。