浙江钜子公益基金会采购管理办法

浙江钜子公益基金会采购管理办法

第一章   总 则

第一条 为规范浙江钜子公益基金会（以下简称“基金会”）产品和服务采购程序，降低采购成本，提高慈善财产利用效率，依据相关法律法规和基金会自身实际，特制定本办法。

第二条 本办法所指采购，是指以签订采购合同方式有偿取得产品和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇佣等，但不包括基金会为达成公益目的对项目合作方进行的资助活动。基金会各部门执行公益项目、开展日常管理以及运作专项基金所涉及的采购事项，均适用本办法。

第三条 基金会所开展的一切采购活动，都应当符合法律法规和章程要求，遵循厉行节约、公开透明、公平竞争、诚实信用等原则。

第二章   采购方式及其限额标准

第四条 基金会可通过自行组织或委托第三方代理机构，以公开招标、竞争性磋商、三方比选、直接采购、单一来源采购等方式开展采购活动。

第五条 基金会采购单项或批量金额一次性达到400万元（含）以上的，原则上应采用公开招标方式进行。

第六条 基金会采购单项或批量金额达到100万元（含）以上、400万元（不含）以下的，应采用公开招标或竞争性磋商方式进行。

第七条 基金会采购单项或批量金额达到10万元（含）以上、100万元（不含）以下的，可采用三方比选方式进行。

第八条 基金会采购金额在10万元（不含）以下的，可在公开市场择优直接采购，但需以书面形式对单项或批量金额超过1万元的采购事项做出说明。

第九条 符合下列情形之一的，基金会可以采用单一来源方式采购：

（一）因需要委托特定领域具有领先地位的机构、自然人提供服务的；

（二）技术复杂或者性质特殊，必须采用不可替代的专利、专有技术，或专业性极强的专有设备采购的；

（三）只能从唯一供应商处采购才能满足要求的；

（四）如遇自然灾害、事故灾难和公共卫生事件等突发事件需要紧急采购的，或紧急情况不能从其他供应商处采购的；

（五）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；

（六）法律、行政法规和国家有关规定的其他特殊情形。

第三章    采购程序

第十条 在具体采购事项发生前，经办人应当以口头或书面形式提出采购申请，报秘书长和理事长审议，审议通过后方可开展采购工作。采购申请的内容包括采购项目名称、采购方式、采购金额和数量、资金来源、交货（工）时间、技术指标和服务要求等。

第十一条 基金会在以公开招标、竞争性磋商、三方比选等方式开展采购工作前，需成立包含法务、项目、财务等专家和工作人员在内的采购工作小组。采购工作小组负责研究评估采购方案，并对具体采购过程加以监督和指导。

第十二条 具体采购申请确定后，采用如下实施过程：

（一）基金会自行组织公开招标的，应当由采购工作小组编写招标文件、发布公告、评标、定标。基金会委托第三方代理机构进行公开招标的，需明确签署委托协议，并由秘书处相关负责人参与招标全过程。

（二）基金会自行组织竞争性磋商的，应当由采购工作小组编制磋商文件、发布磋商公告、初步审核供应商资质和方案、安排磋商会议、公布评审结果。基金会委托第三方代理机构开展竞争性磋商的，需明确签署委托协议，并由秘书处相关负责人参与竞争性磋商全过程。

（三）进行三方比选时，需保证有3家以上独立供应商提供资质信息和报价方案（报价方案须有联系人、联系电话并加盖公章）。采购工作小组召开比价会议，综合权衡产品/服务性价比、供应商资质和信誉等因素，确定最终采购方案。

第十三条 单笔采购金额超过3000元以上的采购事项，双方必须签署采购合同。采购合同由基金会法人签字并加盖公章。供应商应该拥有合法经营主体资质，信誉及服务等条件良好，并提供相应的佐证材料。

第十四条 产品（或服务）提供完成后，秘书处应会同供应商工作人员进行验收。物品采购到货后，按数量、完好程度、技术标准、型号规格等要求，对物品验收，验收合格后方能确认收货。服务采购完成后，依据约定的服务项目和质量等进行评估验收，并出具验收证明。

验收合格后，根据合同约定及实际情况办理剩余资金支付手续，财务部严格审核采购合同约定的付款条件以及采购发票、验收报告、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法合规性后方可付款。

第十五条 采购工作结束后，秘书处需对采购过程中的相关文件进行及时的整理、归档、保存。

第四章   供应商的日常监督管理

第十六条 在产品或服务提供期间，秘书处应当积极同供应商沟通，监督管理供应商日常工作开展，确保供应商依书面协议按时保质完成相应服务。

第十七条 产品或服务验收完成后，秘书处应结合产品或服务品质、交付日期、日常沟通配合等方面情况，及时做好供应商评价工作，建立更新优质供应商库。

第五章   采购活动的监督与要求

第十八条 秘书处相关工作人员应参与采购的所有环节。采购活动人员如有潜在利益冲突，应主动向基金会报告。

第十九条 所有采购活动需集体商议，遵循责权分离原则，通过不同成员各司其职、彼此监督形成最优的共同决策。严禁将采购项目化整为零，或利用工作和职务便利在采购过程中循私情谋私利。

第二十条 采购过程中，工作人员有必要保护采购信息安全，防止因信息泄露对基金会造成不利影响。

第二十一条 对于采购过程中违反规定的工作人员，基金会有权利视情节轻重和造成损失程度予以警告、扣减工资和绩效，相应赔偿损失，直至解除劳动合同等处罚。

第六章   附   则

第二十二条 本管理办法经2025年5月2日理事会审议通过后执行，由浙江钜子公益基金会负责解释。